Что такое юридический адрес и все сопутствующие вопросы.

Особенности составления и оформления сопроводительного письма на подтверждение юридического адреса

Любая компания рано или поздно в своей деятельности сталкивается с ситуацией, когда территориальная налоговая служба требует представить определенные документы. Составленный пакет бумаг может передаваться налоговикам несколькими способами: почтой, личной или в электронном виде. Обязательным является одно условие – к документам обязательно должно быть прикреплено сопроводительное письмо, как подтверждение юридического адреса.

Что это такое

Сопроводительное письмо составляется по типу поясняющей записки, в которой описывается отправленная в ФНС документация. В качестве основной информации в письме приводится количество отправляемых документов, а также их описание. Это необходимо для того, чтобы сотрудники налоговой службы быстрее поняли назначение и цель отправки бумаг. Если же они будут потеряны не с вины отправителя, он сможет таким образом доказать свою правоту.

Сопроводительное письмо выполняет следующие функции:

  • делает общение налогоплательщика с сотрудниками налоговой службы проще;
  • позволяет быстро определиться с назначением документации;
  • дает возможность без дополнительной проверки наглядно увидеть, что представляет собой каждый лист бумаги;
  • позволяет не допустить проблем в случае, когда сотрудники налоговой будут утверждать о недостаточном количестве отправленных документов
  • упрощается процедура регистрации документов в канцелярии ФНС.

Сопроводительное письмо в обязательном порядке составляется на требование налоговой службы. Это может произойти в таких случаях:

  • во время камеральной проверки;
  • в период выездной проверки;
  • во время встречной налоговой проверки.

В том случае, когда организация решила не отправлять все затребованные документы, в сопроводительном письме следует обязательно об это указать и детально прописать причину таким действиям.

Для чего составляется?

Налоговая служба имеет право потребовать составить сопроводительное письмо на подтверждение юридического адреса. Это необходимо для подтверждения достоверности наличия юридического адреса компании. Если игнорировать такое требование, в ЕРГЮЛ появится запись о том, что компания предоставила недостоверную информацию. Для организации это может стать причиной многих неприятностей.

Сопроводительное письмо пишут для таких документов, как:

  • декларация;
  • доверенность;
  • уточненная декларация и пр.

В большинстве случаев письмо прикладывают к документам, на которых нет информации о получателе и отправителе. Также оно может составляться по требованию налоговой.

Существуют также документы, которые разрешается отправлять без объяснительной записки. К ним относят первичные декларации, у которых нет приложений. Для представления подобных документов существуют отдельные законодательные требования, поэтому дополнительного описания они не требуют. Помимо этого, среди их реквизитов имеются данные об отправителе и получателе, что облегчает процедуру регистрации документа в канцелярии налоговой службы. Но если первичная декларация имеет приложения, сопроводительное письмо становится обязательным.

Без сопровождения также могут отправляться жалобы в ИФНС.

Цель предоставления

Сопроводительное письмо – это своего рода объяснение к направляемым в отделение налоговой службы документам. Существует большое количество причин, по которым такая информация может понадобиться налоговикам:

  1. Пояснение предоставляется в качестве ответа на письмо из налоговой. Пояснение нужно для проведения камеральной проверки.
  2. Заявитель направляет в налоговую службу уточненную декларацию по той причине, что в первичной документации была допущена ошибка.
  3. Необходима опись документов, которые представляются в налоговую.

Сопроводительное письмо, в первую очередь, упрощает документооборот как компании-налогоплательщика, так и налоговой службы.

Дать, Ручка, Человек, Чернила, Бумаги, Карандаши, Руки

Оформление

На сопроводительном письме должна стоять подпись руководителя компании, ИП или лица, уполномоченного по доверенности. Кроме того, нужно прописать фамилию и инициалы лица, а также его должность.

Составлением документа занимается штатный работник, который в письме указывается, как «Исполнитель». Заверять письмо следует круглой печатью (если такая имеется у организации). в том случае, когда сопроводительное письмо отправляет юридическое лицо, документ должен быть составлен на фирменном бланке.

Из каких пунктов состоит?

Не существует стандартной формы составления сопроводительного письма в налоговую службу, однако есть правила, годами выработанные на практике. Шапка должна содержать такие сведения:

  1. Полное название налоговой службы, в которую непосредственно направляются документы. В некоторых случаях также указывается фамилия, имя и отчество сотрудника налоговой, который должен их получить.
  2. Название компании-налогоплательщика, полный адрес.
  3. Если письмо отправляется непосредственно в ответ на запрос, также следует указать дату и номер запроса, на который представляется ответ.
  4. Заголовок.

Дальше в письме должны быть прописаны такие реквизиты:

  1. Текст пояснения. Его принято составлять в свободной форме.
  2. Приложение с пронумерованным перечнем документов. Если таких бумаг слишком много, их можно указать в приложенной описи.
  3. Подписи.
  4. Данные об исполнителе, а именно фамилия и инициалы, номер телефона.

Пример документа:

Документ считается составленным верно, если в нем указаны все требующиеся реквизиты. Не существует стандартов его составления в бумажном виде.

Если же письмо отправляется в электронном виде, оно должно отвечать некоторым требованиям, приведенным в приказе ФНС РФ.

Пошаговая детальная инструкция по заполнению

Заполнять документ лучше всего по заранее прописанным правилам. Так можно избежать ошибок и неточностей в оформлении. Инструкция по заполнению:

  1. Справа вверху листа следует написать такие данные: номер ИФНС, адрес ее расположения, данные о руководителе, его должность. Дальше нужно указать реквизиты отправителя, но если документ оформляется именно на фирменном бланке, эти данные повторно указывать не нужно.
  2. Сверху слева нужно вписать исходящий номер, а также дату оформления документа. Если пояснительная записка является ответом на запрос, также необходимо прописать дату и номер запроса.
  3. Название документа указывается по центру. В наименовании должна быть указана суть письма. Если речь идет о доверенности, нужно писать «О направлении доверенности».
  4. Текст письма следует начинать писать через несколько строк после названия. Начало текста начинаем конкретно с этих слов: «Отправляем в Ваш адрес» или же «Предоставляем вам (название документа)». Потом нужно прописать данные о направляемом документе или перечне документов.
  5. Ниже, через несколько строк после основного текста, нужно написать должность лица, которое подписывает письмо. На уровне той же строки посередине лица должна быть подпись и печать компании. Еще правее нужно написать расшифровку подписи.
  6. Данные об исполнителе нужно прописать в левом нижнем углу.

Пункты 1,2,5 и 6 должны быть оформлены во всех типах сопроводительных писем. Остальные данные заполняются в соответствие с требованиями.

Подпись руководителя и печать организации должны быть проставлены на каждом отдельном листе.

Если пояснение направляется в ответ на запрос сотрудников налоговой службы, в его тексте следует четко и доходчиво ответить на поставленные вопросы. Так можно будет объяснить спорные моменты, которые были обнаружены во время камеральной проверки.

Создание дубликата

Перед тем, как отправить сопровождение в налоговую службу, необходимо создать дубликат письма. Создание копии в разных компаниях происходит по-разному, но обычно исполнитель, после составления документа распечатывает его в двух экземплярах.

Один из экземпляров отправляют в налоговую службу, второй остается для проставления отметки о принятии, которую проставляет работник налоговой службы. Дубликат письма оставляет у себя на хранении исполнитель. Копия письма хранится до того момента, пока организация не получит результаты обращения в отделение налоговой службы.

Как передать в налоговую службу?

Налогоплательщик сам может выбрать, каким способом ему подавать документы в налоговую службу. Есть два основных способа:

  1. В бумажном виде. Подать бумаги можно почтой или во время личного посещения отделения налоговой службы.
  2. В электронном виде. Это можно сделать через личный кабинет на сайте ФНС.

После получения требований от ИФНС налогоплательщик имеет определенные сроки на отправку документов:

  • на протяжении 5 дней после заключения сделки организацией;
  • в течение 10 дней, если объект проверки получил соответствующее требование;
  • 5 дней, если предоставляется уточненная или исправленная информация в декларации.

Если налогоплательщик не может в указанные сроки представить необходимые документы, он имеет право попросить об отсрочке. Чтобы ее получить, нужно в этот же день или на следующий направить в налоговую уведомление, где указываются такие сведения:

  • конкретные причины, по которым у вас нет возможности предоставить документы в указанные сроки;
  • время, когда документы будут готовы к направлению в ИФНС.

Сотрудники налоговой службы имеют два дня на то, чтобы принять решение по такому уведомлению. Решение сотрудники налоговой принимают на свое усмотрение, поэтому предсказать исход событий невозможно. Из-за этого документы лучше всего готовить сразу же.

В некоторых случаях сотрудники налоговой могут запрашивать документы, которые в определенной организации не ведутся. Тогда следует направить в ИФНС уведомление о том, что их представление является невозможным и подкрепить это соответствующими бумагами. В качестве доказательств можно использовать справки, выданные государственными или муниципальными органами.

По своей сути сопроводительное письмо является универсальным документом. Оно выполняет функции пояснительной записки или ответа на запрос налоговой службы. Письмо составляется по простой структуре.

Автор: Клавдия Васильева

Автор: Клавдия Васильева

Образование: высшее - Юридическое - специалист по гражданскому праву. Окончила МГЮА в 2003 году с красным дипломом. Получила степень доктора юридических наук к 2012 году.

Работает с компанией "First Adres" уже 5 лет, занимается разбором самых запутанных ситуаций. Ведет преподавательскую деятельность с кадрами, которые проходят наше внутреннее обучение.

Насколько публикация полезна?​

Нажмите на звезду, чтобы оценить!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

code

+7-499-112-02-27

125212, Москва, Ленинградское шоссе, дом 39, стр. 3