Что такое юридический адрес и все сопутствующие вопросы.

Письмо к арендодателю с запросом о предоставлении юридического адреса

Нормальная деятельность компании невозможна без наличия всех необходимых реквизитов. Снимая помещения для осуществления своей деятельности, компания должна решить вопрос с юридическим адресом. Предусмотрено 2 варианта получения регистрации: по месту прописки учредителя или по предварительной договоренности с арендодателем по месту фактического пребывания организации. Компания пишет письмо арендодателю с просьбой предоставить юридический адрес, образец оформления которого можно найти ниже.

Когда требуется от собственника?

Арендатору необходимо заручиться гарантиями собственника помещений, если:

  1. Предстоит зарегистрировать новую организацию (ООО) и оформить уставные документы.
  2. Меняется юридический адрес уже существующей организации.

Подтвердить факт обращения за предоставлением необходимых реквизитов поможет письмо арендодателю о предоставлении юридического адреса, составленное с учетом определенных требований.

Для чего нужно?

Некоторые считают направление письма собственнику арендуемых помещений излишней мерой, однако его наличие подтверждает факт обращения с запросом к арендодателю, что способствует успешному прохождению проверки со стороны налоговых органов. ФНС обязана проверить достоверность переданных сведений о создаваемой компании, и гарантийное письмо является документальным подтверждением, что после регистрации фирмы помещения будут предоставлены в аренду.

Вторая причина составления документа – необходимость предоставления доказательств о том, что адрес регистрации настоящий, а предоставляющая помещения в аренду сторона является законным владельцем этого объекта.

Обычно проверка переданной в ФНС информации осуществляется через звонок арендодателю, который должен подтвердить свою готовность разрешить юридическую регистрацию.

Кто составляет?

Ответственность за составление письменных гарантий несет арендодатель, предоставляющий имущество в использование арендующей организации. В качестве арендодателя может выступать другие организации или обычные граждане, физлица. При подготовке письма придерживаются рекомендаций по составлению юридически значимых документов.

Особенности оформления гарантийных писем

Поскольку цель письма формулируется просто – подтвердить обещание выделить определенный объект недвижимости для нужд конкретного арендатора, составить документ несложно. Главное, чтобы в нем:

  • были необходимые реквизиты;
  • соблюдалась последовательность заполнения;
  • правильно сформулированы гарантии.

Арендодатель — юр. лицо

В отличие от физлиц, организации, предоставляющие помещения в аренду при подготовке документа придерживаются следующих правил:

  • использование бланка компании с указанием названия и контактных данных юрлица;
  • в документы должны присутствовать реквизиты арендодателя и информация о передаваемом помещении;
  • содержание документа заверяют печатью компании.

Поскольку письмо не входит в перечень обязательной документации, специального строгой формы бланка не предусмотрено.

Арендодатель — физ. лицо

Если помещения сдает в аренду физлицо, на документе с гарантиями не будет ни печати, ни реквизитов, а основные требования предъявляют к текстовому содержанию.

Содержание письма арендодателю с просьбой предоставить юридический адрес: образец

Хотя типовой бланк для подобных писем отсутствует, необходимо проследить, чтобы вся необходимая информация была донесена до собственника или лица, предоставившего недвижимость в аренду.

Каждая компания, намеренная обратиться к арендодателю, самостоятельно определяет, как будет выглядеть запрос. Обычно, уполномоченное лицо организации, намеренной арендовать объект, ссылаясь на заключаемый арендный договор с конкретным собственником (арендодателем), просит выдать письменные гарантии о том, что юр.адрес будет предоставлен. Исходя из общей практики деловой переписки, официальный запрос стоит начать с фразу «Прошу предоставить юридический адрес» и далее указывают конкретное местоположение арендуемого объекта недвижимости.

Что в нем должно быть?

В письменном обращении к арендодателю должны присутствовать следующие структурные элементы:

  1. Шапка письма.
  2. Основной текст.
  3. Подпись и дата.

При оформлении «шапки» указывают ФИО (название организации), предоставляющего недвижимость в аренду, и арендатора (данные из паспорта, адрес личной регистрации).

В основной части отражают просьбу предоставить гарантии.

Правила деловой переписки

При обращении к арендодателю необходимо придерживаться стиля и правил ведения деловой переписки:

  1. Если арендодателем является действующая организация, использую фирменный бланк.
  2. Обращение оформляют на стандартном листе А4.
  3. В тексте избегают излишней эмоциональности, используя лаконичный сухой стиль подачи информации.

Письмо должно быть подписано, чтобы лицо, представляющее имущество в аренду, могло идентифицировать арендодателя.

Как составить гарантийное письмо?

Не меньше требований предъявляют при составлении самого гарантийного письма. В нем арендодатель должен указать следующие пункты:

  1. Место и дата составления.
  2. Вверху справа: получатель обращения.
  3. Посередине ниже указывают название – «Гарантийное письмо».
  4. В основной части фиксируют готовность собственника предоставить помещения под нужды определенной компании-арендатора (название организации или ФИО человека) с указанием конкретного адреса.
  5. Гарантийное письмо заверяют подписью, если арендодатель физлицо, или печатью с подпись. Уполномоченного лица, если документ подписывает организация.

К готовому бланку прикладывают подтверждающую документацию на недвижимость – выписку ЕГРН или свидетельство на право собственности из Росреестра.

Подача в ИФНС

Если гарантийное письмо предоставляют от имени организации, при личной подаче понадобится обеспечить присутствие всех участников юрлица, либо, что гораздо удобнее, готовый пакет привозит в ИФНС доверенное лицо, подтвердившее право на представление интересов компании нотариально заверенной доверенностью. Если пакет направляют почтовой отправкой, необходима опись вложения.

При дистанционной подаче бумаг через электронный документооборот, используют соответствующий онлайн сервис Налоговой службы. Способ доступен только при наличии квалифицированной электронной подписи. Если заявитель еще не зарегистрировался, предстоит выполнить необходимые регистрационные действия.

После отправки обращения в ФНС предупреждают собственника помещения, что его могут попросить подтвердить предоставленные гарантии. Следует оставаться на связи и отвечать на звонок налоговиков.

Необходимость гарантийного письма в 2020 году

Если предприятие только планирует заключить арендный договор, не имея возможности выступать в качестве зарегистрированного юрлица, наличие гарантийного письма является практически единственным способом доказать, что будущая компания получит все необходимые реквизиты согласно заявлению и прилагаемому пакету документации.

Некоторые решают вопрос с юридическим местом регистрации по домашнему адресу. Если нет возможности зарегистрировать компанию на своей территории, возникает потребность в гарантиях собственника помещения, где планирует базироваться фирма после регистрации на правах арендатора.

Что проверит ФНС при подаче письма?

Получая гарантийное письмо, где собственник обещает зарегистрировать арендующую компанию по указанному адресу, сотрудники налоговой службы обязаны проверить, достоверна ли информация в переданном пакете документации.

ФНС обязательно проверит:

  • адрес, указанный как место регистрации большого количества компаний;
  • имеется ли объект в действительности;
  • сдано ли здание, где арендуют площади, в эксплуатацию;
  • не указан ли в качестве адреса местоположение военчасти или госучреждения.

Помимо проверки сведений об адресе, налоговики могут позвонить по указанному в письме контактному номеру сотового, чтобы удостовериться, что компания будет обеспечена помещениями.

Скачать образец письма

Решая вопрос с согласовании места будущего расположения компании, ее фактического и юридического адреса, руководитель еще не зарегистрированной организации фиксирует факт наличия предварительной договоренности с арендодателем через письмо о предоставлении юридического адреса.

Бланк с запросом арендатора о предоставлении юрлица можно составить в соответствии с предложенным образцом.

Чтобы правильно составить документ, рекомендуют использовать образец

Автор: Клавдия Васильева

Автор: Клавдия Васильева

Образование: высшее - Юридическое - специалист по гражданскому праву. Окончила МГЮА в 2003 году с красным дипломом. Получила степень доктора юридических наук к 2012 году.

Работает с компанией "First Adres" уже 5 лет, занимается разбором самых запутанных ситуаций. Ведет преподавательскую деятельность с кадрами, которые проходят наше внутреннее обучение.

Насколько публикация полезна?​

Нажмите на звезду, чтобы оценить!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

code

+7-499-112-02-27

125212, Москва, Ленинградское шоссе, дом 39, стр. 3