По юридическому адресу определяется принадлежность организации к подразделению контролирующей налоговой службы. Информация о местонахождении компании также отражается в Уставе и указана в ЕГРЮЛ.

В каких случаях меняют юридический адрес

Для изменения юридического адреса хозяйствующего субъекта существуют множество причин. Как правило, наиболее часто встречаются следующие:

• завершение срока действия заключенного ранее договора аренды помещения и невозможность его пролонгации;
• вынужденный переезд компании в другую местность (город или только район);

• необходимость в смене контролирующего налогового органа;
• действующий юридический адрес не соответствует законодательным требованиям и нормам.

Пошаговые действия по смене адреса

После того, как подобран подходящий новый адрес для ведения бизнеса, на собрании учредителей составляется протокол о принятом решении.

В течение последующих 3 суток необходимо подготовить изменения в учредительной документации и предоставить в ИФНС по месту действующей регистрации:

• оригинал заверенного у нотариуса заявления по соответствующей форме (бланк Р13001 или Р14001), заполненный печатными буквами и ручкой с черным цветом пасты;
• протокол, составленный на собрании учредителей, об изменении местонахождения;
• скрепленные страницы Устава в новой редакции или отдельные листы к нему с утвержденными изменениями – в 2х экземплярах;
• решение (приказ) о внесении изменений в Устав;
• копии документов, подтверждающих возможность ведения деятельности по новому адресу (например, договор предварительной аренды офиса, помещения или свидетельство о собственности);
• подтверждение уплаты госпошлины (квитанция).

Во избежание возможных дополнительных временных затрат на процедуру переоформления адреса рекомендуется брать не только оригиналы документов, но и несколько заверенных подписью руководителя и печатью организации их копий.

Директор (генеральный директор) организации или его законный представитель (лицо, имеющее нотариально заверенную доверенность на право представлять интересы компании) сделать это может различными способами. А именно:

• лично, обратившись напрямую в ИФНС или к сотрудникам многофункционального центра;
• отправить необходимый пакет документов по почте (с описью вложения, уведомлением о получении, письмом с объявленной ценностью);
• предоставить в электронном виде информацию, заверенную цифровой подписью.

По истечении 5 дней налоговый орган выносит решение о подтверждении смены юридического адреса или выдает уведомление об отказе. Листок записи из государственного реестра (с изменениями) и заверенный налоговиками экземпляр Устава выдаются руководителю (представителю по доверенности) лично или же направляются по почте.

В случае положительного ответа об изменении юридического адреса составляется приказ. Затем необходимо уведомить об этом ИФНС по новому месту прикрепления и провести ряд внутрифирменных процедур.

Образец приказа о смене адреса

Если фактическое местонахождение рабочего места меняется в связи со сменой юридического адреса, то кадровой службе необходимо предварительно уведомить сотрудников предприятия об этом.

В приказе об изменении юридического адреса необходимо сделать ссылку на полученный документ о добавлении соответствующей записи в ЕГРЮЛ. В тексте распоряжения следует указать:

• дату, с которой внесенные изменения вступают в силу;
• данные после перерегистрации;
• список проведения необходимых организационных мероприятий по причине смены местонахождения (например, замена печатей, штампов, бланков документов, рассылка уведомлений контрагентам, подписание дополнительных соглашений с работниками и другие) с указанием ответственных за их выполнение сотрудников.

Все задействованные в приказе лица обязательно должны быть ознакомлены с ним под роспись с проставлением даты.

Отказ организации в изменении ее адреса

Отказ в изменении адреса по причине наличия задолженности перед бюджетами различных уровней или по причине нахождения компании в стадии ликвидации – является неправомерным и подлежат оспариванию в суде.

Налоговая служба может вынести отрицательный вердикт при:

• нарушении сроков отправки заявления (т.е. позднее, чем 3 дня после принятия соответствующего решения на собрании учредителей);
• предоставлении неполного пакета необходимых документов;
• допущении в заявлении ошибок, неточностей и опечаток;
• отсутствии в адресном классификаторе нового местонахождения;
• выявлении регистрации по новому адресу других компаний в большом количестве.

Таким образом, смена адреса компании – это вовсе не простая процедура. Необходимо заранее уточнить все нюансы законодательства, правильно организовать и осуществить все подготовительные мероприятия перед принятием окончательного решения на собрании учредителей Общества. Только в этом случае удастся избежать на следующих этапах возникновения возможных проблем.